Zasadnicza treść uzgodnień przetwarzania danych osobowych w projekcie LIFE

1. Partnerzy oświadczają, iż są im znane obowiązki nałożone przez przepisy RODO oraz ustawy o ochronie danych osobowych.
2. Partnerzy, występują jako współadministratorzy danych w Projekcie. Partnerzy informują osoby, których dane dotyczą o współadministrowaniu oraz o zasadniczej treści wspólnych uzgodnień określonych w niniejszej Umowie.
3. Celem przetwarzania danych osobowych jest realizacja, rozliczenie i monitorowanie Projektu. Sposoby przetwarzania danych osobowych, w szczególności forma i sposoby przekazywania sprawozdań finansowych i merytorycznych, zawarte są w Umowie o współpracy partnerskiej.
4. Partnerzy zobowiązani są zapewnić bezpieczeństwo przetwarzania danych osobowych zgodnie z RODO poprzez wdrożenie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, adekwatnych do rodzaju danych osobowych oraz ryzyka naruszenia praw osób, których te dane dotyczą.
5. Każdy z Partnerów: przechowuje wszelką dokumentację dotyczącą administrowania danymi, dla potrzeb spełnienia wymogu rozliczalności, wyznaczył swojego Inspektora Ochrony Danych, przeprowadza własną analizę ryzyka przetwarzania danych osobowych i stosuje się do jej wyników co do organizacyjnych i technicznych środków ochrony danych osobowych odpowiadających ustalonemu ryzyku naruszenia praw i wolności osób, których dane osobowe dotyczą, jest zobowiązany we własnym zakresie prowadzić rejestr czynności przetwarzania, jest zobowiązany do wypełniania obowiązków informacyjnych wynikających z art. 13 i 14 RODO wobec własnych pracowników, zleceniobiorców, wykonawców i innych o zasadach przetwarzania danych w Projekcie.
6. Udostępnione dane nie będą przetwarzane przez Partnerów w ramach konkretnego postępowania zgodnie z prawem Unii Europejskiej lub prawem Rzeczpospolitej Polskiej.
7. Partnerzy będą przetwarzać dane osobowe wyłącznie w celach związanych z realizacją Projektu, oraz zakresie niezbędnym do realizacji Projektu.
8. Każdy Partner może powierzyć udostępnione mu dane osobowe innym podmiotom, w szczególności podmiotom zapewniającym infrastrukturę informatyczną, bez odrębnej zgody innych Partnerów, przy spełnieniu wymagań wynikających z RODO i innych przepisów o ochronie danych osobowych.
9. W przypadku, gdyby w toku realizacji niniejszej umowy, doszło do zmian wymagań prawnych związanych z przetwarzaniem danych osobowych, w szczególności wymagań dotyczących zabezpieczenia danych osobowych, każdy Partner, w zakresie, w jakim dane przetwarza, zobowiązany jest własnym kosztem i staraniem do zapewnienia przetwarzania danych osobowych, w tym ich zabezpieczenia w sposób zgodny z przepisami.
10. Do przetwarzania danych osobowych mogą być dopuszczeni pracownicy Partnera posiadający imienne upoważnienie do przetwarzania danych osobowych.
11. Partner zobowiązuje się do szczególnej ochrony udostępnionych mu danych oraz do nieprzekazywania ich osobom niezaangażowanym w realizację Projektu.
12. Partnerzy ustalają, że: w zakresie udzielania odpowiedzi na żądania osoby, której dane dotyczą, właściwy będzie Partner, który otrzymał dane żądanie lub oświadczenie, w zakresie wywiązywania się przez Partnerów z obowiązków w zakresie zarządzania naruszeniami ochrony danych osobowych oraz ich zgłaszania do organu nadzoru oraz wypełniania obowiązku informacyjnego wobec osób, której dane dotyczą, właściwy będzie Partner, który stwierdził naruszenie. Zgłoszenia naruszenia organowi nadzorczemu oraz wobec osób, których dane osobowych dotyczą o takim naruszeniu, będą dokonywane bez zbędnej zwłoki nie później niż w ciągu 72 godzin od stwierdzenia naruszenia.
13. Partnerzy są zobowiązani współpracować między sobą w zakresie spełniania obowiązków określonych w art. 33-34 RODO. W tym celu każdy Partner zobowiązany jest niezwłocznie poinformować innych Partnerów o każdym stwierdzonym istotnym naruszeniu ochrony danych osobowych, podjętych w związku z naruszeniem krokach, treści zgłoszenia przekazanego organowi nadzorczemu w związku z naruszeniem oraz udzielić innym Partnerom wszelkich niezbędnych informacji w tym zakresie.
14. Każdy Partner odpowiada za działania i zaniechania osób, przy pomocy których będzie przetwarzał powierzone dane osobowe (w tym podmiotów przetwarzających), jak za działania lub zaniechania własne. W przypadku, gdy podmiot przetwarzający nie wywiąże się ze spoczywających na nim obowiązków ochrony Danych Osobowych, pełna odpowiedzialność za wypełnienie obowiązków przez podmiot przetwarzający spoczywa na Partnerze, który powierzył mu przetwarzanie.
15. Każdy Partner odpowiada za szkody spowodowane swoim działaniem w związku z niedopełnieniem obowiązków, które RODO nakłada bezpośrednio na administratora oraz szkody spowodowane niezastosowaniem właściwych środków bezpieczeństwa.
16. Partner dopuszczający się naruszenia przepisów RODO lub innych przepisów prawa powszechnie obowiązującego jest zobowiązany, w ramach swojej odpowiedzialności za przetwarzanie Danych Osobowych, do współpracy z pozostałymi administratorami w razie postępowania przed organem nadzorczym lub sporu sądowego z podmiotem danych osobowych.
17. Każdy ze Partnerów podlega środkom prawnym i sankcjom określonym w art. 77 – 79 oraz art. 82 – 84 RODO (odpowiedzialność solidarna). W rozliczeniach wzajemnych Partnerzy posługują się zasadą winy. Jeżeli jednak stopień winy jest podobny, podział odpowiedzialności będzie dokonywany w częściach równych pomiędzy Partnerów, którzy odpowiadają za szkodę.
18. Każdy Partner zobowiązuje się do niezwłocznego poinformowania pozostałych Partnerów o jakimkolwiek postępowaniu, w szczególności administracyjnym lub sądowym, dotyczącym przetwarzania danych osobowych związanych z realizacją Projektu, o jakiejkolwiek decyzji administracyjnej lub orzeczeniu dotyczącym przetwarzania tych danych, skierowanych do niego, a także o wszelkich planowanych lub realizowanych kontrolach i inspekcjach dotyczących przetwarzania u niego tych danych osobowych, w szczególności prowadzonych przez inspektorów upoważnionych przez Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
19. Partnerzy (jako Współbeneficjenci) udostępniają Województwu Małopolskiemu (jako Beneficjentowi Koordynującemu) dane następujących kategorii osób: osoby fizyczne zatrudnione przez Współbeneficjenta w ramach Projektu lub wykonujący czynności dla potrzeb Projektu, a także wolontariusze pozyskani przez Współbeneficjenta w ramach Projektu, wykonawcy będący osobami fizycznymi, wykonujący działania na zlecenie Współbeneficjenta, inni niż wymienieni w pkt. 1, osoby zatrudnione przez wykonawców wykonujących działania na zlecenie Współbeneficjenta, uczestnicy wydarzeń organizowanych w ramach Projektu.
20. Beneficjent Koordynujący udostępnia Współbeneficjentowi dane osobowe w zakresie osób wskazanych w ust. 19 pkt. 2 – 4.
21. Partnerzy zobowiązują się do współpracy z zakresie przetwarzania danych osobowych oraz wyjaśnianiu wątpliwości związanych z podstawami przetwarzania.
22. Partnerzy zobowiązują się do realizacji obowiązku informacyjnego w terminach wskazanych w przepisach RODO wobec wszystkich osób wskazanych w umowie (podpisujących / przedstawicieli stron / osób do kontaktów / koordynatorów), w imieniu drugiej strony, występującego, jako administrator danych osobowych. Realizacja tego obowiązku może nastąpić w szczególności poprzez przekazanie pełnej treści Klauzuli osobom, o których mowa w zdaniu poprzednim.